5 dicas para transformar o certificado digital em um aliado estratégico na área contábil

Mau uso e falta de controle sobre e-CPF e e-CNPJ podem expor dados sensíveis e comprometer o compliance fiscal

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Com o avanço da digitalização no setor contábil, o uso de certificado digital (como e-CPF e e-CNPJ) tornou-se indispensável para acessar plataformas como e-CAC, Receita Federal, eSocial e SEFAZ.

Porém, muitas áreas contábeis ainda gerenciam esses certificados de forma informal, compartilhando senhas entre equipes ou salvando arquivos localmente, o que abre brechas de segurança, fragiliza a conformidade com a LGPD e compromete a rastreabilidade de acessos.

De acordo com o relatório Data-Driven Accounting 2025, da Deloitte, foram identificadas perdas de até 22% na receita anual em companhias que operam sem ferramentas de análises preditivas e dashboards integrados à rotina contábil.

O estudo ouviu 1.430 executivos financeiros de médias e grandes empresas da América Latina e revelou que apenas 38% utilizam tecnologias preditivas em seus processos contábeis. Entre as que não utilizam, 61% relatam retrabalho constante, decisões mal fundamentadas e baixa previsibilidade financeira como principais entraves à gestão eficiente.

“Os setores de contabilidade lidam diariamente com informações sensíveis de clientes e precisam adotar práticas seguras de gestão digital”, afirma José Luiz Vendramini, sales account manager da Redtrust na América Latina.

Segundo ele, o uso compartilhado de certificados entre muitos funcionários, sem nenhum tipo de controle, expõe as empresas a uma série de riscos, incluindo acesso não autorizado a informações sensíveis, violação das normas da LGPD e de compliance, e vazamento de dados.

O executivo reúne cinco boas práticas essenciais para tornar a gestão de certificados digitais mais segura, eficiente e aderente às exigências legais:

• Controle de acesso individualizado: defina exatamente quem pode usar cada certificado, quando e para quais finalidades.
• Auditoria detalhada: acompanhe o uso de cada certificado em tempo real, com logs por colaborador.
• Política de uso personalizada: crie regras específicas por departamento, função ou sistema, conforme a realidade da sua empresa.
• Notificações inteligentes: receba alertas de vencimento dos certificados antes que se tornem um problema operacional. Cumprimento integral das exigências das normativas, como a LGPD: conte com as certificações ISO 27001 e 9001.