Quando a planilha vira gargalo para o crescimento da PME

Aumento do volume de produtos, pedidos e movimentações pode fazer do controle manual de estoque um risco para a operação e para a tomada de decisão

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A planilha de estoque que organizou os primeiros anos da empresa pode estar se tornando o gargalo silencioso do crescimento, travando o negócio. Isso ocorre porque o ciclo de vida dos dados nas pequenas e médias empresas (PMEs) tem um limite. Reconhecer esse limite é fundamental para um crescimento sustentável.

As PMEs geralmente começam suas atividades com o controle feito por meio de um arquivo de Excel. Modelos de planilha de controle de estoque são, muitas vezes, o primeiro sistema de gestão desses empreendedores. Contudo, é preciso estar atento e perceber quando ela deixa de dar conta.

É o que especialistas chamam de teto de eficiência, ou seja, quando uma ferramenta deixa de ser solução, passando a ser limitação.

Planilhas têm data de validade operacional

O ciclo de vida das planilhas começa a indicar a necessidade de mudança quando a empresa cresce, englobando mais produtos, mais pedidos, mais movimentações. Com isso, as atualizações manuais passam a competir com o ritmo do negócio, tendo em vista que o volume e a complexidade da operação ultrapassam o que um modelo de dados estático e isolado consegue sustentar.

O risco aparece quando o assunto é confiabilidade dos dados. Estudos do European Spreadsheet Risks Interest Group apontam que cerca de 88% das planilhas corporativas contêm erros de cálculo ou digitação.

Para uma PME, o erro de planilha compromete a auditoria do inventário. Quando o estoque da planilha não condiz com o físico, as decisões são tomadas com base em informações erradas. Entre as falhas, estão comprar o que não precisa, deixar de repor o que vende e descobrir o problema quando o cliente já está esperando.

Do arquivo estático ao dado em tempo real

As transformações com foco no crescimento sustentável das empresas, como a implantação do sistema ERP, devem priorizar a mudança da cultura de dados da empresa.

Na planilha, o dado é estático, exigindo que alguém digite, salve e envie. Além disso, os dados são isolados, fazendo com que cada área mantenha seu próprio arquivo. Já com o ERP, o dado é automatizado e integrado, sendo atualizado em tempo real. Uma venda, por exemplo, baixa o estoque, o estoque dispara a reposição, a reposição aciona o setor financeiro.

Entre os benefícios do sistema ERP destaca-se o estoque ser transformado em um ativo vivo, que alimenta decisões de compra, precificação e informações sobre entrega. Isso faz com que a empresa trabalhe com inteligência de negócios, incluindo indicadores, tendências e alertas, itens que uma planilha isolada não consegue produzir.

Retorno financeiro e operacional

O relatório anual da Panorama Consulting, referência global em pesquisas sobre implantação de sistemas de gestão, aponta que empresas que realizam a transição para o ERP registram redução média de 22% nos custos operacionais e aumento relevante no cumprimento dos prazos de entrega.

Isso ocorre porque, com o estoque confiável e integrado, a empresa compra melhor, tem menos retrabalho e ajusta o cumprimento de prazos.

No Brasil, 86% das empresas de médio e grande porte passam por essa transição, de acordo com a pesquisa de uso de tecnologia da FGV, confirmando a consolidação dos softwares de gestão.

Há, porém, um alerta importante para quem planeja a migração. Estudo da Kearney, em parceria com a Rimini Street, mostra que os maiores obstáculos não são técnicos, mas organizacionais, já que 46% das empresas apontam usuários pouco preparados e 40% relatam dificuldade na gestão de mudanças.

Sinais de que a empresa chegou ao teto de eficiência

Entre os sinais de que a planilha de estoque esgotou seu ciclo estão a divergência frequente entre estoque contábil, físico e o registrado na planilha; as horas de trabalho gastas em consolidação manual de arquivos de áreas diferentes.

Além disso, são sinais as decisões atrasadas; os erros que chegam ao cliente; e a dependência de uma única pessoa que entende das fórmulas e virou ponto único de falha.